Создается архив в несколько этапов. Сначала проводится подготовка документов – сбор, систематизация, расшивка листов. Подготовленные бумаги подвергаются сканированию.
Эффективность любого бизнеса зависит от множества факторов. Одним из них является и грамотная организация рабочего процесса. Сегодня в век компьютерных и интернет-технологий, важно использовать все инновационные возможности, в частности, разнообразные программные продукты. Последние способны значительно сократить трудовые затраты, количество бумажной документации, численность сотрудников, а также время, затрачиваемое на решение тех или иных задач.
Организация электронного архива: суть процесса
Чтобы автоматизировать документооборот, необходимо перевести имеющийся архив из бумажных носителей в электронную базу. Сканирование документов, ввод информации, продуманная систематизация и последующее обеспечение – вот основные задачи. Осуществить их сможет только профессионал, имеющий опыт работы в подобных делах. При отсутствии навыков на создание архива придется потратить месяцы. Сегодня задачу можно упростить. В любом крупном городе есть специализированные компании, предоставляющие услуги по созданию и обслуживанию электронных архивов.
Преимущества профессиональных услуг в создании архивов
Работники специализированных компаний, занимающихся данным родом деятельности, гарантируют профессиональный подход к организации электронного архива. Они способны в течение короткого времени обработать большие объемы информации. Одно из наиболее значимых преимуществ работы специалистов – выполнение полного цикла мероприятий. Благодаря этому заказчик получает возможность:
- снизить трудовые затраты на поиск определенной информации;
- получить быстрый регламентированный доступ к архиву с любого рабочего места в офисе, имеющего подключение к интернету;
- сохранить конфиденциальность данных, находящихся в базе;
- открыть доступ к бумагам неограниченного числа пользователей;
- хранить огромные объемы документов;
- систематизировать информацию по разным параметрам – контрагентам, датам, типам бумаг.
Создается архив в несколько этапов. Сначала проводится подготовка документов – сбор, систематизация, расшивка листов. Подготовленные бумаги подвергаются сканированию. После этого документы сшиваются и возвращаются обратно. Ввод данных в базу – третий этап. Отсканированная информация заносится в электронный архив. Здесь документы индексируются по различным параметрам. При внесении изменений сохраняются обе версии, что позволяет вернуться на любой этап.