В процессе работы любого современного предприятия скапливается изрядное количество документов.
В процессе работы любого современного предприятия скапливается изрядное количество документов. Это и бухгалтерские акты, и налоговые отчетности, и кадровые дела, и многое другое. При этом у каждого документа есть свой срок хранения, установленный на законодательном уровне. Также есть бумаги, которые обязательному хранению не подлежат, однако постоянно используются организацией при решении тех или иных производственных задач.
Вот почему рано или поздно перед компанией встает вопрос организации структурированного архива. Безусловно, в него помещаются, в первую очередь, те документы, которые нельзя уничтожать в течение строго определенного времени. К подобным относятся личные дела кадрового состава, документы, подтверждающие качество товаров, бухгалтерские отчеты, паспорта зданий, договоры купли-продажи и т.д.
Необходимо обладать достоверной информацией о сроках хранения документов разного рода. Поэтому специалисты рекомендуют для ведения и обработки архива ввести в штат новую единицу – делопроизводителя или архивариуса. При этом сотрудник должен иметь опыт работы, профильное образование и глубокие профессиональные знания.
При отсутствии возможности или желания нанимать нового сотрудника можно обратиться за помощью в специализированную архивную компанию. Сегодня услуги подобных организаций пользуются высоким спросом. Ведь помимо того, что специалисты таких фирм имеют богатый опыт и владеют актуальной законодательной информацией, они еще и готовы взять на себя все хлопоты по обеспечению безопасности и размещению бумажных носителей корпоративных данных.
Внеофисное хранение архивов – весьма популярная сегодня услуга, которая позволяет бизнесменам сэкономить время, силы и деньги. Переложив обязанность по созданию базы данных на профессиональные плечи, предприниматель избавляет себя от множества хлопот. В этом случае ему не придется выделять место или даже отдельное помещение под бумаги, обеспечивать их нахождение в благоприятных условиях, беспокоиться о случайной потере или порче важных бумаг.
Приятно и то, что специализированные компании, помимо услуги архивного хранения, предлагают выполнение и ряда других сопутствующих операций – утилизацию документов по мере истечения срока, сканирование бумаг, обработку. Кроме того, такие фирмы могут оказать помощь в разработке и введении в эксплуатацию электронного архива. Он представляет собой базу данных, доступную для компьютерной обработки. В этом случае вся корпоративная документация оцифруется и заносится в специальную систему, отличительной особенностью которой является простота использования.
Одним словом, помощь профессионалов в таком деле, как хранение, обработка, утилизация документов, будет полезна любому предпринимателю. К тому же, услуги специалистов позволят избежать штрафных санкций, которые не заставят себе ждать в случае, если тот или иной документ будет потерян или уничтожен раньше установленного срока.