Без системы делопроизводства невозможно успешное ведение любой деятельности. Каждая хозяйственная операция должна быть задокументирована и учтена.
Прежде всего, необходимо контролировать сроки хранения архивных документов и своевременно уничтожать те, срок хранения которых истек. Это не только избавит от ненужного любопытства разнообразных контролирующих органов и освободит значительные площади в помещении архива. Своевременное уничтожение документов избавит от многих возможных бед и проблем.
Горы старых бумаг таят в себе немало неприятностей. Достаточно взглянуть на архивы пятилетней давности, чтобы понять, что ничего хорошего от пропитанных пылью бумаг ждать не приходится. Даже два года вполне достаточный срок, чтобы бумажные горы обросли паутиной и начали распространять вокруг себя запах затхлости. Мало кому приятно находиться в архивных помещениях, там явно ощущается нехватка свежего воздуха, а окружающие стеллажи с бумагами придавливают человека.
Большие скопления старой бумаги являются прекрасным местом для размножения микроорганизмов, вызывающих аллергические и другие заболевания. Кроме того, в горах бумаги эти бактерии способны существовать долгие годы. Так, туберкулезная палочка, попавшая в архивы, жизнеспособна десять-пятнадцать лет. На свежем воздухе и даже в просторных помещениях, где постоянно проводится уборка, их срок жизни исчисляется в лучшем случае днями, а обычно бактерии погибают уже через несколько часов. Но макулатура хранит в себе еще большие опасности, чем болезнетворные организмы, и первая из них это бумажная пыль.
Казалось бы, что такого в наличии пыли? Но бумажная пыль заметно отличается от обычной. При истирании волокон бумаги образуются мельчайшие частицы, диаметр которых не превышает 0,17 микрон. Для частиц такого размера практически не существует преград, и они проникают в самые отдаленные уголки организма, скапливаясь в глубине дыхательных путей. Результатом являются хронические бронхиты и пневмония, лечить которые неприятно, долго, да и недешево.
Словосочетание «архивная крыса» давно стало нарицательным. В больших скоплениях бумажного мусора появляются самые разнообразные вредители. Первыми находят себе пристанище мелкие насекомые. Паучки и жучки в свою очередь являются кормом для грызунов и появление мышей и даже крыс, только вопрос времени. Для грызунов бумага лучший строительный материал для создания гнезда, а в архивах все на месте, да и пропитания более чем достаточно.
И, конечно, один из самых критических вопросов это обеспечение пожарной безопасности в архивных помещениях. Каждому известно, что бумага прекрасно горит, а ее большие скопления создают настоящую зону риска. Достаточно совсем небольшой искры или короткого замыкания в ветхой электропроводке и ваш архив превратится в огненный ад. Лучшие условия для распространения огня, чем стеллажи с бумагой, разделенные проходами, сложно даже представить.
Последствия пожара это не только затраты на ремонт, безвозвратно потерянные документы и ценности. Пожар крайне опасен для людей, ежегодная статистика погибших от огня очень печальна. А в случае признания владельца архива виновником возникновения пожара, ему придется компенсировать и потери окружающих, вызванные пожаром, и оплачивать стоимость вызова пожарной бригады.