Оборот электронных документов

К понятию «электронный документ» все незаметно и быстро привыкли и оно уже не вызывает ни у кого никаких вопросов. Электронное делопроизводство перенесло многочисленные папки с толстой корреспонденцией с пыльных полок стеллажей и книжных шкафов в виртуальный рабочий стол. Постепенно чиновники начинают отвыкать от документов, исполненных на бумаге, и ручка в их руке держится менее уверенно, чем мышка компьютера.

И это вполне закономерно. Электронный документооборот на предприятии значительно сокращает время работы с документами, позволяет оперативно вносить коррективы и исправления в черновой вариант документа. Это даёт не только экономию расходных материалов, но и обеспечивает высокую производительность работы исполнителей электронных и бумажных документов. При этом автоматический контроль грамматических и синтаксических ошибок позволяет существенно нейтрализовать влияние человеческого фактора на качество исполнения документа.

Назначение системы электронного делопроизводства

На любом предприятии документооборот может существовать или отсутствовать. В каком случае он отсутствует? Очевидно тогда, когда организация работает на принципе неформального руководства, т.е. все указания даются в устном виде. Когда же возникает необходимость документального оформления приказов и распоряжений, то начинается формализм и документооборот.

Любой документооборот требует контроля и управления. Если его не упорядочивать и не контролировать, то очень скоро начинаются проблемы с управлением предприятия. Начинают теряться документы, нарушается исполнительская дисциплина и падает эффективность управления и производства. С другой стороны, слишком формализованное управление также теряет свою эффективность за счёт усложнения процедур документооборота.

Электронное делопроизводство, несмотря на высокий уровень автоматизации многих процедур, также требует постоянного контроля, обновления и совершенствования. В зависимости от уровня и типа решаемых задач каждый руководитель компании избирает свою схему размещения документов на сервере и порядок доступа к ним. В качестве основного средства передачи документов применяется электронная почта.

С ростом компании и усложнением или развитием её производственной или коммерческой деятельности в геометрической прогрессии начинает увеличиваться объём документооборота и его разнообразие. Появляется дефицит электронных хранителей документов. В итоге любое предприятие встаёт перед проблемой внедрения электронной автоматизированной системы делопроизводства с объёмной системой хранения базы данных и развитой сетью периферийных устройств бумажного дублирования.