Главное, что необходимо чётко зафиксировать в договоре, это расходные статьи, а более конкретно – какая сторона и какие именно расходы обязуется оплачивать.
- Начальный этап ведения переговоров при участии потенциального партнёра требует удостовериться в серьёзном отношении к делу с его стороны и благонадёжности организации. Проверке подлежит достоверность регистрационных и адресных данных, финансовое состояние на момент заключения договора, а также история и репутация компании.
- На следующем этапе необходимо убедиться, что отсутствуют ограничения по использованию предлагаемых помещений, например, под банк, ресторан. Не будет ли ограничений при потребности снять склад или организовать магазин на площади, расположенной в жилом доме.
- Представитель компании должен быть уполномочен всеми правами по заключению сделки. Необходимо проверить полномочия обеих сторон, заключающих договор, при этом проверке подлежат:
- Свидетельство, подтверждающее государственную регистрацию, а также ряд учредительных документов.
- Выписка (свежая) из ЕГРЮЛ ЕГР.рф с указанием данных действующего руководителя.
- Копия приказа (заверенная) о назначении лица на должность с полномочиями действий без доверенности (как правило, это Гендиректор).
- Протокол по избранию лица на руководящую должность.
- Доверенность (в оригинале!), приложенная к договору, в случае, когда у представителя компании есть доверенность, на основании которой он принимает решения.
- Протокол акционерного собрания, на котором акционеры наделили полномочиями по заключению сделки своего представителя.
- Вся документация относительно деловых договорённостей со стороны арендатора и арендодателя должна быть представлена ими только в оригинале.
- Объект аренды в договоре должен быть максимально описан. Включая точные данные его месторасположения (адрес), общий метраж, число комнат и площадь каждой из них. Также описанию подлежат данные по регистрации помещения с информацией, подтверждающей право собственности. Отсутствие этих данных даёт право считать договорённости сторон несогласованными, а сам договор – не считается в этом случае заключенным.
- В случае, когда НДС включена в стоимость арендной платы, данный факт также подлежит фиксации в договоре. В договоре может быть зафиксирована возможность включения в арендную плату компенсация для арендодателя за счёт дальнейшего обслуживания и оплаты коммунальных платежей помещения, переданного в аренду. При этом недопустимым является арендная плата, соответствующая размеру всех коммунальных платежей, иначе суд не признает подобный договор действительным.
- Услуги, которые арендодатель обязуется оказывать в отношении арендатора, должны быть прописаны в отдельном приложении к заключаемому договору. При этом в обязательном порядке указывается спектр оказываемых на период аренды услуг. Указывается перечень услуг, стоимость которых входит в арендную плату, а также услуги, которые будут оплачиваться отдельно – вне арендной оплаты.
- Распределение расходов, требуемых на содержание предмета аренды, требует особого внимания. В арендную оплату входят платежи только за использование участка земли, на котором расположен предмет аренды, с дополнительной оплатой прочей территории. Арендатор несёт ответственность за расходы на проведение текущего ремонта и расходы, требуемые по содержанию имущества.
К категории расходов, относящихся к арендованному имуществу, относятся: оплата коммунальных услуг, уборка территории и своевременный вывоз мусора. Кроме того также оплате подлежат: обеспечение арендуемого помещения телекоммуникациями и, в обязательном порядке, спецсредствами защиты – охранная и пожарная сигнализация. Главное, что необходимо чётко зафиксировать в договоре, это расходные статьи, а более конкретно – какая сторона и какие именно расходы обязуется оплачивать.