Значительная часть предприятий, ведя хозяйственную деятельность согласно всем концепциям, которые включает бухгалтерский учет и анализ, имеют дело с убытками и недостаче из-за испорченных материальных ценностей.
Определение “материальная ценность” воспринимается нами как активы и пассивы организации:
- готовая продукция;
- основные средства;
- материалы и запасы;
- денежные средства;
- товары и прочие материальные активы.
Недостача может появиться из-за ошибки учета во время приема/отгрузки материальных ценностей, некомпетентности материально ответственных лиц, что привела к злоупотреблению своим положением, или из-за естественных потерь и т.д. Торговые организации регулярно сталкиваются с «пересортицей», которая приводит к появлению излишка одного товара и недостачей другого.
Обнаружение недостачи происходит в таких случаях как: заготовка материальных ценностей, их содержание, движение, сбыт, и во время оформления инвентаризации. Бухгалтерский учет и анализ в первую очередь предполагает то, что следует проводить проверку над производительностью пользование ресурсами и сохранностью собственности предприятия.
Те работники, работающие с ресурсами предприятия и материально ответственны за них, несут на себе обязанность адекватного пользования ими. Пользующиеся услугами бухгалтерского обслуживания регулярно получают анализ охватывающий пункты, согласно которым бухгалтерия контролирует передвижение и затраты материальных ресурсов. Также следит за тем, что бы хозяйственные операции не нарушали действующий закон и проводились регулярные инвентаризации.
Каким образом вовремя выявить недостачу? Как бороться с пересортицей? Включать ли сумму расхода на транспорт и таможенную пошлину в цену списываемого товара?
Система оформления документов по списанию излишков и недостач
Для списания потерь от испорченных ценностей, недостач необходимо документальное оформление, которое подтверждает обоснованность выполнения данной операции. Бухгалтерский учет и анализ рекомендует предприятию утвердить учетную политику по списанию потерь от недостач в установленных границах. Только проведя инвентаризацию и соответствующие расчеты в присутствии лиц ответственных за материальные ценности можно провести списание естественных потерь на основе проведенных, утвержденных расчетов. Состав инвентаризационной проверочной группы после составления расчета проверяют его, а затем управляющий предприятия его утверждает.
Следует отметить, что границы естественных потерь не касаются товаров, которые поступили на предприятие в упакованном виде, или поштучно. Проводя инвентаризацию найденные недостачи товаров, в установленных границах естественных потерь списываются с тех лиц, которые подписали договор о полной материальной ответственности.