Основное предназначение – автоматизация управления деятельностью коммерческой структуры и внутреннего учета в ней.
Обычно данные системы строятся по модульному принципу, причем, как правило, ими охватываются все процессы в управляемой структуре. Или, по крайней мере, все основные процессы. Разрабатывается такая система управления и учета для каждой компании индивидуально, компаниями, специализирующимися на разработке и внедрении компьютерных интеллектуальных управляющих систем. В основе таких систем лежит особая система кибернетической алгебры, охватывающей множество областей математики, называемый «Sage». Специалистов по sage в Москве достаточно много, что не в последнюю очередь способствует тому, что на рынке профессионального и корпоративного софта в столице наблюдается конкуренция.
Комплексная система управления ERP всегда включает в себя модули планирования работы структуры, как краткосрочное, так и перспективное, а так же, составление и отслеживание исполнения бюджета, как структуры в целом, так отдельных статей и проектов, вопросы логистики и все виды учета. Кроме того на данную систему часто возлагается управление производственными процессами и персоналом, а также взаимодействий с клиентами.
Использование ФИС позволяет руководителям структуры в любой момент времени получать комплексную общую картину процессов, происходящих в подчиненной компании, при необходимости, детализировать ее, что является очень полезным инструментом в процессе принятия, как текущих, так и стратегических решений, а также позволяет экономить время на сбор и сведение в отчеты необходимой информации. Можно сказать, что ФИС является интерактивным, непрерывно пополняемым хранилищем всей информации об обслуживаемой ей структуре, которая только может потребоваться ее руководству. Причем доступ к этой информации лицо, имеющее соответствующий допуск, может получить за несколько секунд.
Разработка и внедрение ERP-системы является довольно сложным и серьезным проектом. Начинается он, разумеется, с принятия решения о его запуске, затем наступает этап планирования: определения целей и постановки задач. Затем в дело вступают специалисты, которые должны провести громадный комплекс работ, начиная со всесторонней диагностики и многочисленных исследований и заканчивая обучением персонала работе с уже готовым, отлаженным и протестированным продуктом самх современных программных технологий.
Стоимость такого проекта может быть весьма велика, поскольку кроме прочего она включает и покупку необходимых лицензий. Однако, внедрение КИС значительно увеличивает эффективность управления коммерческой структурой, а следовательно и очень положительно влияет на все стороны ее работы. Так, управленческие издержки в среднем снижаются на 15%, а коммерческие – на 35. Увеличивается экономия оборотных средств, при этом значительно увеличивается частота циклов реализации. Можно сказать, что внедрение ERP-системы существенно увеличивает эффективность всех аспектов деятельности компании.
Но внедрять данную систему следует только если у руководителей структуры есть четкое понимание его целей а также наличествует заинтересованность в ясности бизнес-процессов происходящих в структуре и автоматизации их управления. Кроме того, компания должна располагать необходимыми ресурсами.